Elezione e Nomina del RLS: Procedura Completa, Verbale e Comunicazione INAIL

D: Chi elegge il RLS e come avviene la nomina?

Il RLS viene eletto dai lavoratori, mai nominato dal datore di lavoro. L’elezione avviene in assemblea con voto a maggioranza. Nelle aziende fino a 15 lavoratori il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza è di norma eletto direttamente dai lavoratori al loro interno oppure è individuato per più aziende nell’ambito territoriale o del comparto produttivo (RLST). Oltre i 15 lavoratori il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza è eletto o designato dai lavoratori nell’ambito delle rappresentanze sindacali in azienda. In assenza di tali rappresentanze, il rappresentante è eletto dai lavoratori della azienda al loro interno. Il datore di lavoro deve comunicare il nominativo all’INAIL in caso di nuova elezione o designazione.

D: È necessario redigere un verbale di elezione del RLS?

Sì. Il verbale di elezione RLS è il documento che certifica la regolarità della procedura. Deve contenere: data, luogo, elenco degli aventi diritto al voto, numero di votanti, candidati, risultato dello scrutinio e firma del presidente del seggio e degli scrutatori.

D: Cosa succede se nessun lavoratore si candida come RLS?

Se nessun lavoratore accetta la candidatura, le funzioni di rappresentanza sono esercitate dal RLS Territoriale (RLST), previsto dall’art. 48 del D.Lgs. 81/08. Il datore di lavoro è tenuto a versare il contributo al Fondo di sostegno (art. 52) e a consentire l’accesso dell’RLST in azienda. Attualmente il Fondo non è ancora attivo in tutti i comparti, pertanto la verifica è sempre necessaria.

Elezione e Nomina del RLS: Procedura Completa

La nomina RLS è uno degli adempimenti che genera più confusione nelle aziende italiane. Parliamoci chiaro: la dicitura stessa è fuorviante. Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza non viene "nominato" dal datore di lavoro – viene eletto dai lavoratori. La distinzione non è semantica: ha conseguenze giuridiche precise.

In questo approfondimento analizziamo nel dettaglio la procedura di elezione RLS, dalla convocazione dell'assemblea alla redazione del verbale di elezione RLS, fino alla comunicazione INAIL che il datore di lavoro è tenuto a effettuare. Con un occhio particolare alle criticità che, nella pratica, creano più problemi alle imprese.

Un dato significativo: secondo le verifiche ispettive dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro riferite al 2023, la mancata o irregolare elezione del RLS figura tra le prime cinque violazioni contestate in materia di sicurezza nelle PMI con meno di 50 dipendenti. Un segnale chiaro del fatto che molte aziende sottovalutano questo adempimento.

Chi elegge il RLS? Il principio fondamentale

Rispondiamo subito alla domanda che, su Google, conta quasi 900 ricerche al mese: chi elegge il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza? La risposta è netta: i lavoratori. Sempre e soltanto i lavoratori.

L'articolo 47 del D.Lgs. 81/08 non lascia margini interpretativi. Il datore di lavoro non ha alcuna voce in capitolo nel processo di elezione. Non può proporre candidati, non può condizionare la scelta, non può ostacolare la procedura. Può – anzi, deve – facilitarla, mettendo a disposizione i locali e il tempo necessario per l'assemblea.

Un errore che incontriamo con frequenza sorprendente, specialmente nelle micro-imprese: il datore di lavoro che "nomina" un dipendente come RLS, magari facendogli firmare un modulo prestampato. Questa prassi non ha alcun valore giuridico. In sede ispettiva, un RLS "nominato" dal datore equivale a un RLS assente – con tutte le conseguenze sanzionatorie del caso.

Come si svolge l'elezione RLS nelle aziende fino a 15 dipendenti?

Nelle imprese con un massimo di 15 lavoratori, l'elezione RLS avviene con modalità dirette e relativamente informali. L'articolo 47, comma 3 del D.Lgs. 81/08 prevede che il RLS sia eletto direttamente dai lavoratori al loro interno.

Nella pratica, la procedura si articola in questi passaggi:

1. Informativa ai lavoratori

Il datore di lavoro informa i lavoratori del diritto di eleggere un proprio rappresentante per la sicurezza. L'informativa può avvenire con comunicazione scritta, affissione in bacheca o e-mail aziendale. Non esistono formalismi prescritti dalla norma, ma è consigliabile avere una traccia documentale.

2. Convocazione dell'assemblea

I lavoratori si riuniscono in assemblea. La convocazione può partire dai lavoratori stessi o dalle organizzazioni sindacali. Anche in questo caso, la legge non impone procedure rigide, ma la buona prassi suggerisce un preavviso di almeno 5-7 giorni lavorativi per consentire la partecipazione più ampia possibile.

3. Presentazione delle candidature e votazione

I candidati devono essere lavoratori dell'azienda. Non sono previsti requisiti di titolo di studio, anzianità aziendale o esperienza specifica. La votazione avviene a scrutinio segreto, con elezione a maggioranza semplice dei votanti. Un punto spesso trascurato: hanno diritto al voto tutti i lavoratori, inclusi quelli con contratto a tempo determinato, part-time o in somministrazione.

4. Redazione del verbale

Al termine delle operazioni di voto, si redige il verbale di elezione RLS. Il verbale è il documento cardine dell'intera procedura: certifica chi è stato eletto e con quali modalità. Senza verbale, l'elezione è come se non fosse avvenuta.

Come funziona l'elezione RLS nelle aziende con più di 15 dipendenti?

Nelle imprese con oltre 15 lavoratori, la procedura di designazione RLS segue un percorso diverso, previsto dall'articolo 47, comma 4 del D.Lgs. 81/08.

Prima opzione: elezione nell'ambito delle RSA/RSU. Se in azienda sono presenti rappresentanze sindacali aziendali (RSA) o rappresentanze sindacali unitarie (RSU), il RLS viene eletto o designato al loro interno. Questo significa che il rappresentante sarà scelto tra i componenti delle RSA/RSU già in carica.

Seconda opzione: elezione diretta in assenza di RSA/RSU. Se l'azienda non ha rappresentanze sindacali – situazione piuttosto comune nelle medie imprese del terziario – il RLS viene eletto direttamente dai lavoratori con le stesse modalità previste per le aziende più piccole.

Una precisazione importante sulla contrattazione collettiva: diversi CCNL (metalmeccanici, edilizia, chimico-farmaceutico, commercio) contengono disposizioni specifiche sulla procedura di elezione del RLS che integrano – e talvolta modificano – quanto previsto dal D.Lgs. 81/08. Prima di avviare la procedura, è sempre opportuno verificare il contratto collettivo applicato.

Come redigere il verbale di elezione RLS: contenuti obbligatori e fac-simile

Il verbale elezione RLS è il documento che conferisce piena legittimità alla procedura elettorale. Sebbene la norma non prescriva un modello standardizzato, l'esperienza insegna che un verbale ben redatto evita contestazioni in sede ispettiva e protegge sia i lavoratori sia l'azienda.

Ecco gli elementi che il verbale deve contenere:

Un consiglio operativo: conservare il verbale originale in azienda insieme alla documentazione sulla sicurezza. Allegare inoltre copia della comunicazione con cui i lavoratori sono stati informati del diritto all'elezione. Questa doppia documentazione, in caso di ispezione ASL, dimostra la piena conformità della procedura.

Il verbale nomina RLS – come viene comunemente chiamato, pur essendo tecnicamente un verbale di elezione – dovrebbe essere conservato per tutta la durata del mandato del rappresentante e, per prudenza, per almeno cinque anni successivi alla cessazione della carica.

Comunicazione INAIL del nominativo RLS: scadenze e modalità

Una volta conclusa l'elezione, entra in gioco un obbligo che ricade interamente sul datore di lavoro: la comunicazione INAIL del nominativo del RLS eletto. L'articolo 18, comma 1, lettera aa) del D.Lgs. 81/08 è chiaro: il datore di lavoro deve comunicare in via telematica all'INAIL, in caso di nuova elezione o designazione, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza.

Le coordinate operative:

Nella nostra esperienza di consulenza, l'errore più frequente è la comunicazione effettuata in ritardo o, peggio, la mancata comunicazione nelle aziende che passano dal RLS Territoriale a un RLS interno appena eletto. In questi casi, il passaggio deve essere formalizzato tempestivamente sul portale.

Cosa succede se nessun lavoratore si candida come RLS?

Questa è una situazione più comune di quanto si pensi, soprattutto nelle piccole imprese dove i rapporti informali tra datore di lavoro e dipendenti possono scoraggiare le candidature. Vediamo cosa prevede la legge.

Se i lavoratori non procedono all'elezione del RLS – per assenza di candidati o per rinuncia – le funzioni di rappresentanza vengono esercitate dal RLS Territoriale (RLST), ai sensi dell'articolo 48 del D.Lgs. 81/08.

Cosa comporta concretamente per il datore di lavoro:

• Versamento del contributo al Fondo ex art. 52: le aziende prive di RLS interno devono versare al Fondo di sostegno alla piccola e media impresa un contributo pari a due ore lavorative annue per ciascun lavoratore. Il Fondo finanzia le attività degli RLST e le azioni di sostegno alla prevenzione. Attualmente il Fondo non è ancora attivo in tutti i comparti, pertanto la verifica è sempre necessaria.
• Obbligo di consentire l'accesso dell'RLST: il datore deve permettere al RLS Territoriale di accedere ai luoghi di lavoro, con un preavviso di norma pari a cinque giorni lavorativi. L'RLST esercita le stesse prerogative del RLS interno.
• Comunicazione all'INAIL: La comunicazione all'INAIL riguarda solo il nominativo dell'RLS aziendale eletto o designato. Anche l'assenza di RLS interno va, però, gestita. Il datore deve documentare di aver informato i lavoratori del diritto all'elezione e che nessuno ha accettato la candidatura. Deve, inoltre, verificare tramite lo studio paghe o il consulente del lavoro quale Organismo Paritetico sia di riferimento per l'azienda, in base al CCNL applicato e se presente fare richiesta formale all'Organismo Paritetico per ottenere la disponibilità del RLST.

A tal proposito, un aspetto che spesso sfugge: il datore di lavoro non può "decidere" di avvalersi dell'RLST al posto del RLS interno. La precedenza spetta sempre all'elezione interna. Solo se questa non va a buon fine, scatta automaticamente la funzione del RLS Territoriale.

Quanto dura il mandato del RLS e quando decade?

Il D.Lgs. 81/08 non fissa una durata specifica del mandato del RLS, demandando la questione alla contrattazione collettiva. Nella generalità dei CCNL, il mandato ha durata triennale, in linea con quello delle RSU.

Le cause di cessazione dalla carica sono diverse:

• Scadenza naturale del mandato: al termine del periodo previsto dal CCNL, si procede a nuova elezione.
• Dimissioni volontarie: il RLS può dimettersi in qualsiasi momento, comunicandolo per iscritto all'azienda e ai lavoratori. In questo caso, si organizza una nuova elezione nel più breve tempo possibile.
• Cessazione del rapporto di lavoro: se il RLS lascia l'azienda (licenziamento, dimissioni, pensionamento), decade automaticamente dalla carica.
• Revoca da parte dei lavoratori: i lavoratori che hanno eletto il RLS possono revocarlo con le stesse modalità dell'elezione. Si tratta di un'ipotesi rara, ma prevista dall'ordinamento.

Nei periodi di vacanza della carica – tra la cessazione del RLS uscente e l'elezione del nuovo – le funzioni sono esercitate dall'RLST. Per questo motivo, è buona prassi avviare la procedura elettorale con almeno 30 giorni di anticipo rispetto alla scadenza del mandato.

Gli errori più frequenti nell'elezione del RLS: cosa evitare

Dopo anni di consulenza alle imprese, possiamo tracciare una mappa degli errori ricorrenti che compromettono la validità della procedura:

Un caso reale che vale la pena menzionare: in una sentenza del Tribunale di Milano del 2022, un'azienda è stata sanzionata per aver "nominato" il RLS senza regolare elezione. L'ispettore ASL ha considerato la figura come non esistente, contestando tutte le violazioni connesse alla mancata consultazione prevista dall'art. 50 del D.Lgs. 81/08. L'azienda ha dovuto ripetere l'intera procedura e saldare sanzioni per oltre 8.000 euro.

Sanzioni per violazioni nella procedura di elezione e nomina RLS

Il quadro sanzionatorio collega le irregolarità nella procedura di elezione a conseguenze concrete per il datore di lavoro:

Nota: gli importi sono soggetti a rivalutazione periodica. Verificare sempre le tabelle sanzionatorie INAIL aggiornate.

Domande frequenti sull'elezione e nomina del RLS

Il datore di lavoro può essere presente durante l'elezione del RLS?

La norma non vieta espressamente la presenza del datore, ma la prassi consolidata e le indicazioni sindacali la sconsigliano fortemente. La presenza del datore di lavoro può essere percepita come forma di condizionamento e compromettere la libertà di voto.

Un lavoratore appena assunto può candidarsi come RLS?

Sì, a meno che il CCNL non preveda un'anzianità minima di servizio. Il D.Lgs. 81/08 non pone limitazioni di anzianità per la candidatura. In alcuni CCNL (es. edilizia) sono previsti requisiti minimi di permanenza in azienda, tipicamente 6 mesi.

I lavoratori in somministrazione possono votare per il RLS?

Sì. I lavoratori in somministrazione che prestano attività presso l'utilizzatore hanno diritto di partecipare all'elezione del RLS dell'azienda utilizzatrice, per tutto il periodo della missione.

Serve un quorum minimo per la validità dell'elezione?

Il D.Lgs. 81/08 non prevede un quorum. Tuttavia, diversi CCNL stabiliscono soglie minime di partecipazione, spesso il 50% più uno degli aventi diritto. È indispensabile verificare il contratto applicato prima di procedere.

Il verbale deve essere trasmesso a qualche ente?

No. Il verbale di elezione resta in azienda e non va trasmesso ad alcun ente. L'unico adempimento esterno è la comunicazione INAIL del nominativo del RLS eletto, che è cosa diversa dal verbale.

Cosa succede se il RLS eletto non fa il corso di formazione?

La responsabilità della mancata formazione ricade sul datore di lavoro, non sul RLS. L'art. 37 del D.Lgs. 81/08 prevede che il datore assicuri la formazione obbligatoria. L'omissione comporta sanzioni penali a carico del datore.

L'elezione del RLS può avvenire durante l'orario di lavoro?

Sì. L'assemblea per l'elezione del RLS rientra nel diritto di assemblea dei lavoratori e può svolgersi durante l'orario di lavoro nei limiti previsti dalla contrattazione collettiva (di norma, 10-12 ore annue retribuite per assemblea).

Posso avere un RLS anche se ho solo un dipendente?

Il diritto all'elezione del RLS spetta ai lavoratori di qualsiasi azienda con almeno un dipendente. Nelle imprese con un solo lavoratore, questi può auto-candidarsi e, di fatto, auto-eleggersi. In alternativa, opererà il RLS Territoriale.

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