RLS e Smart Working: Informativa, Consultazione e Formazione

89.851 violazioni penali in materia di salute e sicurezza accertate dall'Ispettorato Nazionale del Lavoro nel 2025: un dato che racconta quanto la distanza tra regole scritte e prassi aziendale resti ampia (fonte: Rapporto annuale INL 2025). Lo smart working, ormai strutturale in molte aziende, ha allargato questa distanza. Il datore di lavoro non controlla più direttamente l'ambiente in cui il lavoratore opera, e proprio per questo il ruolo di vigilanza del RLS diventa più delicato, non meno importante. Con l'entrata in vigore della Legge 34/2026, il quadro è cambiato in modo concreto: l'informativa sui rischi del lavoro agile va consegnata anche al rappresentante, e la sua omissione ha smesso di essere un dettaglio burocratico. Questo articolo chiarisce cosa cambia per il RLS quando in azienda si lavora da remoto - dagli obblighi informativi alla formazione a distanza, fino ai permessi.

Sommario

1. Il ruolo del RLS non cambia con lo smart working - cambia il come (le funzioni restano, cambia il contesto)
2. Cosa prevede la nuova informativa sui rischi per lo smart working? (l'obbligo introdotto dalla Legge 34/2026)
3. 7 aprile 2026: la data che ha reso penale l'omessa informativa (le sanzioni aggiornate)
4. Formazione RLS a distanza: quando è ammesso l'e-learning (i limiti legati al CCNL)
5. Permessi e consultazione del RLS negli assetti ibridi: cosa verificare

Tempo di lettura: 8 minuti

Il ruolo del RLS non cambia con lo smart working - cambia il come

Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza mantiene, anche quando l'azienda adotta il lavoro agile, le stesse funzioni previste dall'art. 50 del D.Lgs 81/08: accesso ai luoghi di lavoro, consultazione preventiva e ricezione delle informazioni e della documentazione aziendale inerente alla valutazione dei rischi e alle misure di prevenzione. Cambia però il contesto operativo in cui queste funzioni si esercitano.

Se sei RSPP o datore di lavoro, la prima cosa da capire è questa: il RLS non può più contare sull'osservazione diretta della postazione del collega in smart working. Gli ambienti esterni ai locali aziendali possono non rientrare nella disponibilità giuridica del datore di lavoro. Il rappresentante deve quindi orientarsi soprattutto sulla documentazione - DVR aggiornato, informativa sui rischi, riunioni periodiche - più che sull'ispezione fisica.

Tradotto in pratica: il RLS di un'azienda con lavoratori agili ha bisogno di più informazione scritta, non di meno. L'esperienza di consulenza nel settore conferma che le realtà più organizzate coinvolgono il rappresentante nella valutazione dei rischi e nella definizione delle misure di prevenzione connesse al lavoro agile. Chi opera nel settore sa che questo anticipo evita, quasi sempre, le contestazioni successive.

Per un inquadramento completo del ruolo e delle funzioni del rappresentante, la guida SILAQ al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza approfondisce elezione, compiti e formazione obbligatoria anche al di fuori del contesto smart working.

Cosa prevede la nuova informativa sui rischi per lo smart working?

Cosa deve contenere, esattamente, l'informativa che la legge impone di consegnare anche al RLS? La risposta parte dall'art. 3, comma 7-bis, del D.Lgs 81/08, introdotto dalla Legge 11 marzo 2026, n. 34 (in vigore dal 7 aprile 2026): il documento deve individuare i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro, con particolare riferimento agli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità di lavoro, inclusi quelli relativi all'utilizzo di attrezzature munite di videoterminali.

Non è un obbligo nato dal nulla. L'art. 22 della Legge 81/2017 prevedeva già la consegna dell'informativa al lavoratore e al RLS. La novità del 2026 sta nell'aver inserito questo adempimento direttamente nel Testo Unico Sicurezza, con un rimando sanzionatorio esplicito - cosa che prima mancava.

L'informativa deve individuare i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Tra i primi rientrano l'impianto elettrico domestico e il rischio incendio da prese multiple; tra i secondi, ergonomia della postazione, affaticamento visivo, gestione delle emergenze in un contesto non aziendale. Una precisazione importante: la norma non impone un modello standard; quindi, i contenuti vanno calibrati sull'attività reale svolta da remoto - non copiati da un modulo generico scaricato online.

Per il RLS, questo significa poter - e dover - verificare che l'informativa non sia un documento fotocopiato, ma rispecchi davvero i rischi dell'organizzazione. Un consiglio professionale: chiedere sempre la data dell'ultimo aggiornamento del documento, non solo la sua esistenza.

7 aprile 2026: la data da cui l'omessa informativa è espressamente sanzionata

7 aprile 2026. Da questa data, l'omessa consegna dell'informativa sui rischi da lavoro agile - anche al RLS - non è più soltanto un problema organizzativo. La Legge 34/2026 ha modificato l'art. 55 del D.Lgs 81/08, inserendo la violazione tra le fattispecie sanzionate, una sanzione penale prevista dall'art. 55, comma 5, lettera c, del D.Lgs 81/08.

La domanda che molti RSPP si fanno è: la sanzione scatta solo la prima volta, o anche per i rinnovi mancati? La seconda. L'obbligo è previsto con cadenza almeno annuale; l'omissione dell'adempimento integra la violazione sanzionata - un dettaglio che la prassi di settore segnala come frequentemente sottovalutato, proprio perché l'azienda pensa di aver già assolto l'obbligo una volta per tutte.

Un errore frequente riguarda la prova della consegna. Non basta aver scritto il documento: se in fase ispettiva non emerge una firma, una PEC o un altro mezzo tracciabile può risultare difficile dimostrare l'avvenuto adempimento. Su questo punto la giurisprudenza non è ancora consolidata, ma gli organi di vigilanza si stanno orientando in modo netto verso la richiesta di prova documentale.

Formazione RLS a distanza: quando è ammesso l'e-learning

La formazione del RLS in modalità e-learning resta un'eccezione condizionata, non una regola generale. L'Accordo Stato-Regioni del 7 luglio 2016 ammette il ricorso alla didattica a distanza solo quando il contratto collettivo nazionale applicato in azienda lo prevede espressamente - un vincolo che la diffusione dello smart working non ha cancellato.

Eppure la tentazione di trattare l'aggiornamento RLS come un qualsiasi corso online aziendale è comprensibile. Non è così, e la differenza non è di poco conto: un corso erogato in e-learning senza copertura contrattuale non produce un attestato valido, con la conseguenza che l'aggiornamento risulterebbe, di fatto, mai avvenuto.

I contenuti del corso restano quelli previsti dall'art. 37, comma 11, D.Lgs 81/08, indipendentemente dalla modalità di erogazione - secondo le modalità previste dalla contrattazione collettiva nazionale applicata. Per l'aggiornamento RLS nelle aziende fino a 50 lavoratori, verificare il CCNL applicato prima di organizzare la formazione non è un passaggio burocratico: è la condizione che decide se il corso vale oppure no.

Permessi e consultazione del RLS negli assetti ibridi: cosa verificare

I permessi retribuiti riconosciuti al RLS non cambiano perché una parte dei lavoratori opera da remoto. L'art. 50, comma 1, lettera e, riconosce al RLS il diritto a disporre del tempo necessario allo svolgimento dell'incarico senza perdita di retribuzione; l'art. 50, comma 3, rinvia alla contrattazione collettiva le modalità di esercizio delle attribuzioni e il numero minimo dei permessi retribuiti, e questo vale a prescindere dalla modalità - agile, ibrida o tradizionale - con cui l'azienda organizza il lavoro. Il CCNL applicabile nella tua azienda può prevedere disposizioni più stringenti rispetto ai minimi normativi: è opportuno verificare i dettagli specifici con il consulente del lavoro.

Più delicata è la questione della consultazione a distanza. La normativa non disciplina espressamente la modalità telematica; essa può essere utilizzata se assicura l'effettività della consultazione, della partecipazione e della verbalizzazione. Ma davvero basta collegare il RLS da remoto per dire che la consultazione è avvenuta nel pieno rispetto della norma? Non proprio. Serve che il rappresentante abbia accesso preventivo alla documentazione, tempo per formulare osservazioni e uno spazio verbalizzato per farle valere - non una call informativa a decisioni già prese.

Su questo punto esistono due sensibilità diverse tra le aziende: chi tratta la consultazione a distanza come equivalente a quella in presenza, e chi la considera un ripiego da colmare con incontri fisici periodici. Per approfondire le modalità di elezione e le prerogative del rappresentante, la guida SILAQ su elezione e nomina RLS chiarisce procedura, verbale e comunicazione all'INAIL. Nella pratica, la soluzione più solida sta nel mezzo: mantenere la videoconferenza come modalità ordinaria, ma documentare adeguatamente la consultazione e assicurare al RLS accesso preventivo alle informazioni pertinenti.

Domande frequenti

Il RLS deve ricevere l'informativa sui rischi anche se lavora in smart working solo un giorno a settimana?

Sì, l'obbligo previsto dall'art. 3, comma 7-bis, D.Lgs 81/08 non distingue in base alla frequenza del lavoro agile. Attenzione però: è buona prassi calibrare i contenuti dell'informativa sull'effettiva intensità della prestazione da remoto, senza ridurne la sostanza.

L'aggiornamento del corso RLS può essere fatto interamente online?

L'e-learning per l'aggiornamento RLS è ammesso solo se previsto dal CCNL applicato in azienda (ASR 07/07/2016). Attenzione però: non è una modalità liberalizzata per tutti i settori, e va sempre verificato il contratto collettivo di riferimento prima di organizzare il corso a distanza.

Cosa rischia il datore di lavoro che non consegna l'informativa al RLS?

Dal 7 aprile 2026 la mancata consegna espone a sanzioni che possono avere anche risvolti penali, ai sensi dell'art. 55, comma 5, lettera c, D.Lgs 81/08. Attenzione però: la sanzione scatta anche per il mancato rinnovo annuale, non solo per l'omissione iniziale.

Il RLS può opporsi allo smart working se ritiene la valutazione dei rischi incompleta?

Il RLS ha il diritto di formulare osservazioni e chiedere integrazioni alla valutazione dei rischi (art. 50 D.Lgs 81/08), ma non dispone di un potere di veto formale sull'organizzazione del lavoro agile. Attenzione però: le osservazioni formalizzate per iscritto assumono valore documentale in caso di controversia o ispezione.

Che contenuto minimo deve avere l'informativa e ogni quanto va rinnovata?

La norma non fissa un formato standard, ma impone la cadenza almeno annuale (art. 3, comma 7-bis, D.Lgs 81/08). Attenzione però: non è previsto un termine esplicito per il primo invio dopo l'attivazione dello smart working; è buona prassi procedere tempestivamente.

I permessi retribuiti del RLS cambiano se lavora da remoto?

No, i permessi restano disciplinati dal CCNL applicato (art. 50, comma 1, lett. e, D.Lgs 81/08) e non variano in base alla modalità di lavoro. Attenzione però: mai considerare questo dato come universale senza verificare il contratto collettivo specifico.

La riunione periodica di sicurezza può svolgersi in videoconferenza con il RLS collegato da remoto?

La norma non vieta la partecipazione a distanza, e la prassi la ammette purché sia garantita la reale possibilità di intervento e la verbalizzazione. Attenzione però: è opportuno documentare che la modalità telematica non abbia compresso il diritto di parola del rappresentante.

Il prossimo passo

Il punto è uno solo: lo smart working non sposta la responsabilità della sicurezza, la ridistribuisce. Il RLS resta il canale attraverso cui i lavoratori fanno sentire la propria voce, anche quando lavorano da casa o da un altro luogo. Verificare che l'informativa annuale sia stata consegnata e tracciata, controllare che il CCNL applicato disciplini davvero l'e-learning per l'aggiornamento e coinvolgere il rappresentante nelle decisioni sul lavoro agile non sono adempimenti accessori: sono la base su cui si regge la conformità aziendale dopo il 7 aprile 2026.

Per una consulenza personalizzata sugli obblighi RLS nella tua azienda, contatta il team SILAQ. silaq.store/contattaci | Tel: +39 02 250 341

SILAQ è esperta in sicurezza sul lavoro dal 1986.

Le informazioni contenute in questo articolo hanno finalità divulgativa e non costituiscono consulenza legale. Per situazioni specifiche, si consiglia di consultare un professionista abilitato.

A cura del team consulenza SILAQ - specialisti D.Lgs 81/08 - SILAQ, esperta in sicurezza sul lavoro dal 1986. Redazione SILAQ - Team Formazione e Compliance.

Ultimo aggiornamento: 01/09/2026 - Prossima revisione: entro 3 mesi